Avant Ayruu : Les défis et les attentes
- Traitement chronophage des notes de frais
Avant la mise en place de Ayruu, les techniciens de Ze-Watt réservaient leurs voyages en faisant de l'open booking. Cela générait des notes de frais nécessitant un traitement au sein de l'entreprise. La gestion de ces notes de frais représentait une charge de travail supplémentaire pour les assistantes administratives et la comptabilité, entraînant ainsi une perte de temps et d'argent.
“Le traitement d'une note de frais coûte 54€ / salarié / mois. La correction coûte 48€supplémentaires / 1 note de frais sur 5” - GBTA
- Manque de centralisation des factures
La réservation sur des sites de voyages B2C entraînait un manque de centralisation et de visibilité pour notre client. Les factures des fournisseurs de voyages étaient envoyées séparément pour chaque voyageur, résultant une gestion et un traitement difficile à suivre.
En outre, l'entreprise manquait de visibilité sur les habitudes de voyage de ses salariés. Aucune trace ou historique n'était enregistrée, ce qui compliquait la compréhension des modèles de déplacement de l'équipe.
- La taxe de séjour hôtel à payer sur place
Un autre défi majeur avant l'intégration de Ayruu était la gestion de la taxe de séjour hôtelière. Les voyageurs devaient payer cette taxe sur place à chaque séjour, entraînant une complexité administrative supplémentaire et des coûts imprévus.
Avec Ayruu : Transformation et résultats
Ayruu a permis à Ze-Watt de centraliser le processus de réservations des voyages en fournissant une plateforme qui centralise l’ensemble des étapes d’une réservation incluant le paiement.
“La solution intègre l'ensemble des étapes d'une réservation incluant le paiement” - Assistante
Efficacité dans le traitement des notes de frais
Ayruu a radicalement amélioré l'efficacité opérationnelle en simplifiant le processus de réservations. Les assistantes administratives et les techniciens peuvent désormais effectuer des réservations sans effort (réservation - paiement - facturation) éliminant ainsi les avances de frais et le traitement fastidieux des notes de frais.
“Simplicité et une rapidité d'installation comme nous ne l’avons jamais vu auparavant !”
Centralisation transparente des factures
La plateforme Ayruu a centralisé toutes les factures de Ze-watt, offrant une visibilité majeure sur les coûts des déplacements. La facilité d'accès aux données structurées permet une gestion financière simplifiée et transparente.
Gestion préalable de la taxe de séjour hôtelière
Ayruu a introduit une gestion proactive de la taxe de séjour, éliminant la nécessité pour les voyageurs de payer sur place. Cela a non seulement simplifié la gestion administrative mais a également permis une maîtrise plus précise des coûts de chaque déplacement.
“Satisfaction des voyageurs + gain de temps = Réduction du budget Voyage !”
Visibilité approfondie sur les rapports statistiques
La plateforme Ayruu offre une visibilité approfondie sur les habitudes de voyage, permettant à Ze-Watt d'ajuster sa politique en fonction des préférences de déplacements. La centralisation des données a renforcé la capacité de l'entreprise à maîtriser les coûts et à optimiser les itinéraires.
Découvrez comment Ayruu a transformé la gestion des déplacements pour Ze-Watt, en offrant une efficacité opérationnelle, une centralisation transparente, une maîtrise des coûts, et une facilité accrue pour les assistantes administratives dans le processus de réservation !
