Les voyages d’affaires ne sont pas une tâche facile à gérer. Les collaborateurs font des voyages dans le monde entier et pour cette raison, il y a beaucoup de réservations et de tâches à prendre en charge. Ne vous inquiétez pas car la gestion des voyages d’affaires ne sera plus une corvée après avoir lu cet article.
Comment gérer efficacement les voyages d’affaires ?
Défis courants dans le management des voyages d'affaires
Après avoir discuté avec des entreprises qui font voyager leurs collaborateurs, nous avons déterminé des défis communs dans la façon dont elles gèrent les voyages d’affaires. Le principal est que les entreprises n’ont pas le bon processus pour gérer leurs déplacements. Cela conduit à des besoins non satisfaits pour ses voyageurs et son administration et donc à beaucoup de coûts et de temps pour des tâches simples. Peut-être êtes-vous confronté aux défis suivants en matière de voyages d’affaires ?
- Un grand nombre de courriers à traiter pour quelqu’un qui n’est pas un gestionnaire de voyages.
- Une équipe administrative fatiguée d’être débordée par les demandes de voyage : approbations, arrangements, réservations, modifications, annulations…
- Le micromanagement de l’équipe financière qui contrôle et calcule chaque coût de voyage par cas et par personne.
- Une politique de voyage qui a pris de nombreuses heures à rédiger mais que personne ne lit.
- Pas la même liberté personnelle lorsque les voyageurs d’affaires réservent pour le travail.
3 conseils pour gérer les voyages d'affaires
Les 3 conseils suivants vous permettront de gérer efficacement les voyages d’affaires, quelle que soit la taille de votre entreprise :
- Sélectionnez la bonne plateforme de réservation. Choisissez-en une qui facilite le processus de réservation et où l’open booking (auto-réservation) est possible.
- Concevez des politiques de voyage structurées et des flux de travail bien organisés. Pour optimiser la gestion de vos voyages d’affaires, n’hésitez pas à automatiser votre politique de voyage, car cela fait gagner du temps à votre équipe administrative. Personnalisez votre politique voyages grâce à notre modèle.
- Utilisez les données en temps réel pour optimiser vos prochains voyages. La mise en place du bon outil de gestion des voyages d’affaires est importante, tout comme la gestion des dépenses. Des rapports détaillés permettront à l’équipe financière de prendre les meilleures décisions budgétaires car ils peuvent identifier les tendances par exemple.
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