Dans le monde des voyages d’affaires, deux choses sont très importantes : faire des économies et respecter la politique de voyage de l’entreprise.
Dans cet article, nous verrons comment les directeurs financiers veillent à ce que les entreprises économisent de l’argent et respectent les règles lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires.
1. Le rôle des DAF dans les voyages d'affaires
Les gestionnaires financiers supervisent les finances de l’organisation, y compris la budgétisation, les prévisions et les rapports financiers. Dans le contexte des voyages d’affaires, ils jouent un rôle important dans la gestion des fonds alloués aux déplacements. Ses responsabilités sont les suivantes :
- La budgétisation
Établir des budgets pour les frais de voyage d’affaires, en tenant compte de facteurs tels que le nombre de voyages, les destinations et les coûts prévus.
- La gestion des dépenses
Ils suivent et analysent les frais de voyage pour s’assurer qu’ils sont conformes au budget et aux politiques de l’entreprise. Cela implique d’examiner les notes de frais, d’identifier les possibilités de réduction des coûts et d’approuver les remboursements.
Téléchargez le guide : Comment optimiser les dépenses de voyage d'affaires
Ayruu vous présente le guide complet qui explique comment maîtriser les dépenses de voyage et optimiser chaque aspect de vos déplacements professionnels.
- Négociation avec les fournisseurs
Les DAF négocient des contrats avec les fournisseurs de voyages, tels que les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures, afin d’obtenir des tarifs et des conditions favorables pour les réservations de voyages d’affaires.
- Élaboration d’une politique budgétaire
Ils élaborent et appliquent des politiques et des lignes directrices en matière de voyages afin de gérer le comportement des voyageurs, les procédures de remboursement des frais et le respect des exigences réglementaires.
- Gestion des risques
Les DAF évaluent et atténuent les risques financiers associés aux voyages d’affaires, tels que les dépenses excessives, la fraude et le non-respect des politiques ou des réglementations.
- Rapports et analyses
Ils produisent des rapports financiers et des indicateurs de performance liés aux dépenses de voyage d’affaires, fournissant des informations pour éclairer la prise de décision stratégique et optimiser les dépenses de voyage.
2. Comment réaliser des économies dans le voyage d'affaires ?
Utiliser une technologie centralisée pour la gestion des dépenses
La centralisation de l’ensemble du processus de gestion des frais, de la réservation à la facturation, dans une solution intégrée peut transformer de manière significative la façon dont les entreprises gèrent leurs frais de voyage.
Voici pourquoi il est essentiel d’adopter la technologie pour la gestion des frais :
- Efficacité et précision
La centralisation de la gestion des dépenses dans une solution unique élimine le besoin de saisie manuelle des données et de notes de frais sur papier, ce qui réduit le risque d’erreurs et rationalise l’ensemble du processus.
Ayruu centralise toutes les factures de vos fournisseurs de voyages en un seul endroit pour vous faciliter la gestion des dépenses.
- Visibilité et contrôle en temps réel :
Une solution centralisée offre une visibilité en temps réel sur les dépenses de voyage, permettant aux DAF de contrôler les dépenses au fur et à mesure et de gérer les budgets de manière proactive. Avec un accès instantané à des données complètes sur les dépenses, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées, faire respecter leur politique et identifier plus efficacement les possibilités de réduction des coûts.
- Une expérience employé améliorée :
Centraliser la gestion des dépenses améliore également l’expérience employé en simplifiant le processus de déclaration des dépenses et en réduisant les charges administratives.
Utiliser une technologie centralisée pour la conformité aux politiques de voyage
Voici comment tirer parti de la technologie centralisée pour améliorer la conformité des politiques de voyage :
- Accessibilité à la politique de voyage
Les solutions technologiques centralisées telles que Ayruu permettent aux entreprises d’établir des politiques de voyage standardisées et des lignes directrices facilement accessibles. En centralisant les documents de politique dans un référentiel numérique, les entreprises garantissent une cohérence dans l’interprétation et la mise en œuvre des politiques dans tous les services et sites.
- Application automatisée des règles :
Intégrer des règles et des paramètres directement dans les systèmes de réservation. Des alertes et des notifications automatiques peuvent être déclenchées lorsque les employés tentent d’effectuer des réservations qui violent les politiques établies, les incitant à ajuster leurs plans en conséquence pour garantir la conformité.
Découvrez comment Ayruu met en œuvre votre politique de voyage directement dans le système de réservation.
- Système d’approbation personnalisables
Configurez des flux d’approbation personnalisables adaptés aux exigences spécifiques de votre politique. En définissant des hiérarchies d’approbation et des restrictions dans la solution, vous pouvez vous assurer que toutes les demandes de voyage sont effectuées conformément à votre politique de voyage.
Êtes-vous un gestionnaire financier qui s’occupe des frais de voyage d’affaires dans votre entreprise ?
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