La gestion des frais de voyage d’affaires est importante lorsqu’il s’agit de la bonne santé d’une entreprise. Ainsi ces 3 bonnes pratiques dans la gestion des frais associés aux déplacements professionnels vont vous permettre d’éliminer le stress lié aux dépenses.
Comment gérer les dépenses d’un déplacement professionnel ?
Frais de voyage d’affaires : définition
Très simplement, les frais de déplacement professionnel sont toutes les dépenses faites lors d’un voyage d’affaires, c’est-à-dire à des fins professionnelles. Ainsi, cela réunit les frais liés aux besoins nécessaires lorsque l’on voyage loin.
Les 3 bonnes pratiques de gestion des frais de voyage d’affaires
1. Choisir le mode de paiement des collaborateurs
En général, ces deux solutions sont privilégiées lorsque les voyageurs règlent les dépenses d’un voyage d’affaires. Selon la culture de votre entreprise, vous pouvez demander à vos employés de:
- Payer en avance puis ils soumettent une note de frais.
- D’utiliser directement une carte liée au compte bancaire de l’entreprise.
La première méthode est souvent celle utilisée par les petites et moyennes entreprises car plus simple. Cependant il s’agit d’un processus chronophage pour l’administration. Ainsi, en passant par une plateforme de voyage d’affaires dédiée comme Ayruu, supprimez les notes de frais et gagnez du temps et en productivité de votre personnel.
2. Donner clairement le processus de remboursement des frais
En établissant un processus clair, vous éviterez les réclamations et donc les montagnes d’e-mails. Voici quelques exemples de processus à mettre en place :
- Prévisions des dépenses avant un voyage d’affaires.
- Indiquer sous quel format envoyer les type de reçus/factures (exemple: PDF).
- Donner un calendrier d’envois des notes de frais.
- Déterminer un délai de remboursement des frais de déplacement professionnel.
3. Faire connaître la politique des dépenses
Premièrement, vous pouvez inclure votre politique de dépenses liée aux déplacements professionnels dans votre politique de voyage d’affaires. Lire comment établir une politique de voyage efficace.
Afin de communiquer et de faire connaître clairement votre politique de dépenses voyage, vous pouvez par exemple envoyer un mail chaque trimestre concernant votre politique de dépense et votre politique voyage. Effectivement selon la taille de votre entreprise, cette option n’est pas forcément nécessaire. Dans ce cas, vous pouvez aussi informer vos collaborateurs lors d’une réunion d’équipe avant leur voyage.
