Maîtriser la gestion des voyages d’affaires est importante pour les offices managers. Elle peut aider les entreprises à économiser les coûts et à garantir le respect des politiques. Dans cet article, nous vous expliquons le secret pour maîtriser la gestion des voyages d’affaires.
Comment maîtriser la gestion des voyages d'affaires ?
1. Planifier à l'avance
Planifier vos déplacements à l’avance peut vous offrir de nombreux avantages. Tout d’abord, en commençant vos préparatifs de voyage à l’avance, vous pourrez économiser des coûts en profitant des réductions et des promotions. Vous aurez également un plus large éventail d’options parmi lesquelles choisir, notamment avoir une large plage horaire disponible de vols, de types de chambres d’hôtels et d’activités. En outre, une planification en amont peut contribuer à réduire le stress associé aux réservations de dernières minutes.
2. Établir des politiques de voyage
En tant que office manager, il est essentiel d’avoir une politique de voyage claire notamment en ce qui concerne les notes de frais. Ces politiques permettent d’établir des lignes directrices sur ce que l’on peut considérer comme des dépenses de voyage raisonnables. Par conséquent, des règles claires contribuent à promouvoir la transparence et l’équité. Si vous souhaitez jeter un coup d’œil à un modèle de politique de voyage 👇
Une politique de voyage détaillée avec des bonnes pratiques pour assurer la conformité de votre politique d'entreprise.
Afin de partager avec vous un maximum d’astuces, voici quelques conseils pour élaborer et mettre en œuvre des politiques de voyage efficaces :
Définissez les objectifs de la politique voyages de votre enterprise.
Identifiez les frais de voyage éligibles.
Définissez des directives pour la réservation des voyages. Il peut s’agir de réserver auprès de sites Internet spécifiques, ou d’exiger une autorisation préalable pour certains types de voyages.
Fournissez des directives pour les voyages internationaux.
Réviser et mettre à jour régulièrement les politiques.
3. L’utilisation de la technologie
L’utilisation de la technologie pour la gestion des voyages vous offre de nombreux avantages, notamment des économies et une meilleure expérience pour les voyageurs. En utilisant des outils de gestion des voyages, vous pouvez maîtriser la gestion des voyages d’affaires plus efficacement. En plus, vous pouvez rationaliser les réservations et le suivi des dépenses, et gagner en visibilité sur les voyages des employés.
Voici quelques conseils pour choisir et utiliser un logiciel ou une application de gestion des voyages :
Recherchez une technologie qui répond à vos besoins spécifiques : Lorsque vous choisissez une solution de gestion des voyages, tenez compte des besoins uniques de votre entreprise, tels que le nombre de voyageurs, les types de voyages et la politique de voyage. Trouvez un outil capable de gérer tous les aspects de la gestion des voyages, de la réservation au suivi des dépenses. Ayruu est la solution de gestion des voyages d’affaires idéale pour les offices managers et les voyageurs d’affaires. Pourquoi ? Parce qu’elle centralise l’ensemble du processus, de la planification et de la réservation au paiement et aux factures.
Formez vos employés à l’utilisation de la solution : Une fois que vous avez choisi votre outil, la formation de cet outil sera nécessaire pour être plus efficace. En choisissant Ayruu, vos employés auront accès à leur application de voyage conviviale et intuitive. Elle est facile à utiliser, de sorte que même un enfant de 10 ans peut l’utiliser.
Surveillez les voyages de vos employés : Utilisez Ayruu pour gérer les voyages de vos employés et assurez de la conformité de la politique de voyage de votre organisation. Cela peut inclure la mise en place d’alertes en cas de violation de la politique de voyage, de système d’approbation, de filtres, etc.
4. Rester organisé pour maîtriser la gestion des voyages d'affaires
Rester organisé est la clé du succès pour un office manager. En effet, il est important de garder une trace de tous les détails du voyage, autant pour le voyageur que pour l’entreprise. Pour le voyageur, le fait d’avoir toutes les informations nécessaires facilement accessibles et organisées peut réduire le stress et garantir une expérience de voyage fluide. Pour l’office manager, le suivi des détails du voyage est essentiel pour contrôler les dépenses et s’assurer de la conformité avec la politique de voyage. Voici ce qu’Ayruu peut vous offrir pour vous aider à rester organisé:
Partagez les informations de voyage avec le voyageur : En utilisant notre solution de voyage d’affaires, vous avez la garantie que le voyageur dispose de toutes les informations nécessaires au voyage, y compris l’itinéraire, les réservations de vols et d’hôtels, et tout autres détails pertinents. Cela peut se faire par le biais d’un itinéraire de voyage présent sur leur application mobile Ayruu. Vous voulez plus de détails ? Vous pouvez demander une démonstration gratuite.
Supprimez la charge de travail qu’implique le traitement des notes de frais. Ayruu supprime les notes de frais. Nous proposons à votre entreprise différents modes de paiement inclus dans notre solution. Ainsi, les employés n’auront plus besoin d’avancer le paiement avec leurs cartes personnelles.
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