Politique de confidentialité et de Cookies

Version à jour au 25 avril 2024.

1. Préambule

La présente politique de confidentialité (ci-après, la « Politique de confidentialité ») décrit les modalités de collecte et de traitement des données personnelles relatives aux Entreprises clientes (ci-après, les « Clients ») et utilisateurs du service en ligne AYRUU d’agrégateur mobile des déplacements professionnels (ci-après, le « Service »).

Le Service est accessible via l’application mobile AYRUU (ci-après, l’« Application Mobile » ou encore l’ « Application ») et la plateforme d’administration ou back-office du Service accessible en mode SaaS, (ci-après, la « Plateforme »).

TRIGONE TECH est ainsi amenée à collecter et à traiter, dans le cadre de la mise à disposition du Service, certaines données personnelles concernant ses Clients souscrivant au Service, et les utilisateurs du Service (ci-après, les « Utilisateurs »).  

TRIGONE TECH édite par ailleurs un Site internet accessible à l’adresse https://ayruu.com (ci-après, le « Site »), accessible au public, dont la consultation permet notamment la prise de connaissance de la nature des prestations proposées par TRIGONE TECH, et d’obtenir un descriptif et une présentation par démonstration desdites prestations.

A cette occasion, les données personnelles pouvant être collectées par TRIGONE TECH, font l’objet d’un traitement tel que défini au sein de la « Politique de confidentialité et de Cookies » mise à disposition par TRIGONE TECH.

Le traitement de données personnelles est mis en œuvre par la société TRIGONE TECH SAS, société par actions simplifiée au capital de 41 930 €, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 812 944 387, dont le siège social est situé 38 rue de Berri, 75008 Paris (ci-après, « TRIGONE TECH »).

Auprès de ses Clients ayant souscrit au Service, TRIGONE TECH agit en tant que responsable de traitement de données et à ce titre, collecte, utilise et divulgue des informations personnelles, et est chargée du respect de la confidentialité des informations concernées.

Auprès des Utilisateurs du Service, constitués des employés et préposés des Clients, et concernant les informations devant être fournies par les Clients au titre de leur inscription nécessaire pour bénéficier du Service, TRIGONE TECH intervient selon la nature des données en tant que responsable de traitement ou sous-traitant sous la responsabilité des Clients, et traite les données concernées conformément aux exigences légales et aux dispositions prévues au sein de la présente Politique de confidentialité.

En tant sous-traitant et responsable de traitement de données, TRIGONE TECH est soucieuse de protéger au mieux la vie privée de ses Clients et Utilisateurs, et met tout en œuvre dans ce cadre.

Par ailleurs et en sa qualité de professionnel, TRIGONE TECH a la possibilité, pour les besoins de l’exécution du Service fourni, de partager avec des partenaires commerciaux et prestataires de service de voyage (ci-après « Connecteur »), ainsi que des Tiers, certaines informations relatives aux déplacements et voyages professionnels planifiés. Il est ici indiqué que la présente Politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites internet, services et applications de Tiers, pour lesquels une Politique de confidentialité distincte est prévue par ces derniers.

TRIGONE TECH s’engage en particulier à assurer un niveau de protection des données personnelles des Utilisateurs en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données, incluant toutes législations et règlementations françaises mettant en œuvre, complétant ou remplaçant le Règlement le cas échéant (ci-après, le « RGPD »).

1. Modalités d’information des Clients et Utilisateurs

La présente Politique de confidentialité permet aux Clients et aux Utilisateurs d’en savoir plus sur l’origine et l’usage des informations les concernant traitées à l’occasion de la souscription au Service fourni et à son utilisation, ainsi que sur leurs droits. Cette Politique de confidentialité est donc importante pour les Clients et Utilisateurs, qui souhaitent avoir une expérience positive du Service et pouvoir l’utiliser en toute sécurité, et pour TRIGONE TECH, qui souhaite répondre de manière précise et complète aux questions des Clients et Utilisateurs et tenir compte de leurs souhaits.

C’est la raison pour laquelle TRIGONE TECH met à disposition la présente Politique de confidentialité sur la Plateforme et l’Application Mobile, de manière à ce que celle-ci soit facilement visible et accessible par les Clients et Utilisateurs, et notamment de manière à ce que ces derniers puissent la consulter avant de souscrire au Service, et utiliser les fonctionnalités déployées à cet effet.

L’Utilisateur est réputé avoir lu la Politique de confidentialité et être informé des modalités de collecte et de traitement de ses données personnelles dès lors qu’il accède au Service.

1. Quelles sont les données personnelles collectées par TRIGONE TECH ?

3.1 Définition des données personnelles

Les données personnelles sont constituées des informations permettant une identification en tant qu’individu, ou se rapportant à une personne identifiable.

La nature et la finalité de ces données personnelles collectées et traitées par TRIGONE TECH varient selon les interactions intervenant avec les Clients et Utilisateurs du Service.

3.2 Création du Compte Client et du profil administrateur :

Afin que ses Clients puissent bénéficier, pour leurs Utilisateurs, du Service fourni accessible par l’Application ainsi que la Plateforme, TRIGONE TECH collecte les informations suivantes nécessaires à la création d’un compte Client :

• Dénomination sociale
• Logo
• Numéro de Siret
• Numéro de TVA intracommunautaire
• Adresse complète du siège social (faisant office par défaut d’adresse de facturation)

Le Client est informé que TRIGONE TECH procède à la transmission des données personnelles visées au ci-dessus, auprès d’une compagnie d’assurances partenaire, aux fins de déterminer le scoring du client concerné en vue de la détermination du montant du dépôt de garanti recueilli par TRIGONE TECH lors de la souscription au Service, selon les modalités visées aux Conditions Générales de Services mises à disposition par TRIGONE TECH.

Le Client doit par ailleurs fournir à TRIGONE TECH les informations suivantes nécessaires à la création du compte administrateur, aux fins d’identification du représentant du Client ou préposé rattaché au Client :

• Nom et prénom
• Genre
• Date et lieu de naissance (ville et pays)
• Copie de la Carte Nationale d’Identité ou Passeport
• Statut ou fonction au sein du Client
• Mail (faisant fonction d’identifiant de connexion)
• Numéro de téléphone.

3.3 Données des Utilisateurs :

TRIGONE TECH collecte indirectement auprès du Client les informations suivantes nécessaires à la création des profils des Utilisateurs, et pour les besoins de la fourniture du Service :

• Nom et prénom
• Genre
• Date et lieu de naissance (ville et pays)
• Domicile
• Copie de la Carte Nationale d’Identité ou Passeport
• Carte de fidélité / réduction de transport (le cas échéant)
• Copie du permis de conduire (le cas échéant)
• Fonction ou Statut occupé au sein du Client
• Mail (faisant fonction d’identifiant de connexion)
• Numéro de téléphone.

Les informations collectées par TRIGONE TECH relatives aux documents d’identité (Carte Nationale d’Identité, passeport) et  de conduire (le cas échéant) des Utilisateurs fournis par le Client lors de la création des profils Utilisateurs font l’objet d’un traitement à l’occasion de la réservation par l’Utilisateur, sur l’Application Mobile, d’un billet de transport ou d’un service de location de voiture auprès d’un Tiers, et sont susceptibles d’être transmises par TRIGONE TECH pour les besoins de la réservation du voyage et mode de transport souhaité.

Lorsque l’Utilisateur contacte TRIGONE TECH afin d’obtenir une assistance dans le cadre de l’utilisation du Service fourni, TRIGONE TECH collecte à cette occasion des informations personnelles nécessaires à la vérification d’identité de l’Utilisateur concerné, afin de remédier à la difficulté rencontrée.

Le Client s’engage à respecter la législation applicable en matière de protection des données et notamment le RGPD et garantit à TRIGONE TECH que la collecte et le traitement des données personnelles des Utilisateurs dans le cadre de la Plateforme, et notamment la communication de ces données personnelles à TRIGONE TECH, est légale et conforme.

Il appartient au Client d’informer ses préposés du traitement qu’il effectue de leurs données personnelles et des destinataires de ces données personnelles. Il appartient également au Client d’alerter les Utilisateurs sur la nécessité qu’ils ont de rectifier leurs données personnelles saisies dans le cadre de l’utilisation des Services dans l’hypothèse où elles s’avèrent obsolètes ou ne sont plus à jour.

Le Client s’engage à relever, garantir et indemniser TRIGONE TECH de toutes conséquences liées au non-respect de ses obligations en vertu du présent paragraphe, dans l’hypothèse où TRIGONE TECH serait inquiétée à ce sujet.

3.4 Données collectées automatiquement :

En sus des informations personnelles collectées afin de créer le compte Client, les profils des Utilisateurs du Service fourni, et permettre l’utilisation du Service, TRIGONE TECH collecte automatiquement d’autres informations destinées à apporter une information sur les modalités d’accès à la Plateforme et l’Application Mobile, lesquelles peuvent porter sur des :

• Informations concernant le navigateur et l’appareil utilisés (adresse IP, type d’ordinateur, nom et version du système d’exploitation, type de navigateur internet, version et nom du Site et de l’application utilisés) ;

• Données de journal (activité en ligne, termes de recherche employés, pages consultées, date et heures d’accès,…). TRIGONE TECH peut également consulter, à l’occasion de l’utilisation du Service, les voyages effectués par l’Utilisateur, les réservations prises, et d’autres actions se rapportant audit Service ;

• Cookies : TRIGONE TECH utilise différents cookies destinés à recueillir des informations sur l’utilisation du Service. Les modalités de traitement et collecte des Cookies sont consultables au sein de la « Politique de cookies (UE) » mise à disposition par TRIGONE TECH ;

• Géolocalisation : certaines fonctionnalités disponibles via le Service (telles que la météo) peut nécessiter l’activation de la géolocalisation via le terminal de l’Utilisateur. L’Utilisateur doit activer la géolocalisation via son terminal mobile. Les données de géolocalisation sont collectées à ce titre par TRIGONE TECH à des fins de fourniture du Service.   

3.5 Données relatives aux cartes bancaires virtuelles

Afin de procéder à la réservation d’un voyage par l’Utilisateur, celui-ci est informé que TRIGONE TECH collecte et traite les données de carte bancaire fournies par le Client lors de la création du compte Client, lesquelles sont transmises auprès d’un prestataire de service de paiement par carte virtuelle (de type Edenred, Stripe), lequel procède à la création, pour les besoins du Service fourni, à la création d’une carte virtuelle pour le client concerné.

La création et l’hébergement de la carte virtuelle utilisée dans le cadre de la réservation d’un voyage par l’Utilisateur, sont directement effectués par le prestataire de service de paiement par carte virtuelle, TRIGONE TECH ayant accès seulement, pour les besoins des réservations de voyage effectuées par l’Utilisateur, au numéro UUD (« Universally Unique Identifier ») servant d’identifiant de l’utilisateur concerné par le Service fourni, lequel est conservé au sein de la base de données de TRIGONE TECH, et utilisé par celle-ci aux fins de fourniture dudit service.

Les données collectées à cette occasion sont conservées pour la durée de la réalisation de la transaction. Le Client est invité à consulter les Conditions Générales d’Utilisation appliquées par le prestataire de service de paiement par carte virtuelle.

1. Qui a accès aux données personnelles des Utilisateurs ?  

L’Utilisateur qui renseigne son profil par le biais du Service accepte que ses données personnelles soient partagées avec les autres Utilisateurs du Service, préposés du même Client, sauf désactivation par l’Utilisateur de cette fonctionnalité.

Les données personnelles des Utilisateurs sont ainsi partagées exclusivement entre les Utilisateurs du Service, et dans le cadre d’un usage du Service en mode connecté uniquement.

TRIGONE TECH ne transmet pas les données personnelles des Utilisateurs à des Tiers, sauf aux destinataires suivants :

• aux personnes physiques autorisées par TRIGONE TECH à traiter ces données, après avoir signé un accord de confidentialité, et notamment les préposés de TRIGONE TECH ;

• aux Clients ayant souscrit au Service fourni par TRIGONE TECH, les informations concernées pouvant porter sur les réservations et détails des voyages réservés, les profils des Utilisateurs concernés, l’historique des transactions.  physiques autorisées par TRIGONE TECH à traiter ces données, après avoir signé un accord de confidentialité, et notamment les préposés de TRIGONE TECH ;

• à la compagnie d’assurances partenaire de TRIGONE TECH, dans le cadre de l’établissement du scoring visé à l’article 3.2 des présentes ;

• aux Connecteurs, dans le cadre de la réservation de voyages et services de location de voitures. Il est ici précisé que les Connecteurs adoptent dans le cadre de la collecte et du traitement des données personnelles des Utilisateurs, le statut de responsable de traitement tiers, et appliquent à ce titre leur Politique de confidentialité.

• au prestataire d’hébergement de l’Application Mobile et du Service, qui stocke les données de TRIGONE TECH, en ce compris les données personnelles des Utilisateurs, et est tenu de veiller à la confidentialité des données ;

• à tout tiers en cas de fusion-acquisition, cession totale ou partielle d’actifs, ou toute autre forme de restructuration mise en œuvre par TRIGONE TECH ;

• aux conseillers externes de TRIGONE TECH (avocats, comptables, commissaires aux comptes, etc.) tenus à une obligation de confidentialité ;

• aux autorités compétentes en application de la loi applicable et/ou d’une décision de justice, afin de protéger les droits des Clients et Utilisateurs, et/ou ses propres droits.

1. Pourquoi et sur quel fondement TRIGONE TECH collecte-t-elle les données personnelles des Clients et des Utilisateurs ?

Le Client et l’Utilisateur sont informés que les données personnelles sont collectées aux seules fins d’exécution du contrat les liant à TRIGONE TECH dans le cadre des Conditions Générales de Services et d’Utilisation.

Ainsi, TRIGONE TECH collecte les données en vue de :

• S’assurer dans le cadre de la souscription au Service, de la solvabilité et la viabilité financière du client concerné ;

• permettre l’accès au Service via la Plateforme et l’Application Mobile et d’utiliser les fonctionnalités du Service, notamment la réservation de voyage, le traitement des réservations et des paiements ;

• gérer et administrer le compte de l’Utilisateur ;

• Fournir au Client et à l’Utilisateur les services d’assistance et support dans le cadre de la maintenance de la Plateforme et l’Application Mobile ;

• Suivre et gérer la relation commerciale avec le Client, notamment la facturation, le service après-vente,…

• Mettre en œuvre des opérations de prospection commerciale, dans le cadre de la poursuite des intérêts légitimes de TRIGONE TECH et notamment de la mise en œuvre de son activité ; 

• D’assurer une conformité juridique, notamment aux fins de vérification de l’identité des Clients et Utilisateurs du Service, dans le cadre des obligations légales en matière de lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent.

1. Quels sont les droits des Clients et Utilisateurs s’agissant des données personnelles collectées par TRIGONE TECH ?

Conformément aux dispositions du RGPD, le Client et l’Utilisateur disposent du droit d’accès, d’opposition, de rectification, de limitation et d’effacement de leurs données.

Le cas échéant et en fonction du type de données concernées, le Client et l’Utilisateur disposent également d’un droit à la portabilité conformément au RGPD.

Enfin, le Client et l’Utilisateur disposent également du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de leurs données personnelles après leur décès dans les conditions prévues par la loi applicable.

Tant le Client que l’Utilisateur peut exercer l’ensemble de ses droits auprès de TRIGONE TECH en justifiant de son identité :

• par écrit à l’adresse suivante : TRIGONE TECH SAS, 38 rue de Berri, 75008 Paris ;
• par e-mail à l’adresse : contact@ayruu.com.

TRIGONE TECH procèdera à une vérification de la demande exercée, à l’aide des informations et données personnelles associées au compte Client en question.

Si l’Utilisateur estime que ses droits n’ont pas été respectés, il peut introduire une réclamation devant la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) ou devant toute autre autorité compétente.

1. Quelles sont les modalités de conservation et d’hébergement des données personnelles des Utilisateurs ?

Les données des Clients et des Utilisateurs sont conservées par TRIGONE TECH pour une durée qui n’excède pas la durée de souscription au Service. A l’issue de cette souscription, TRIGONE TECH conserve les données personnelles de l’Utilisateur pendant la durée nécessaire au respect de ses obligations comptables et légales.

Les données des Clients et des Utilisateurs sont hébergées dans l’Union européenne dans des conditions de sécurité et de confidentialité des données requises par la règlementation.

1. Quelles sont les modalités de transfert des données personnelles des Utilisateurs hors Union européenne ?

Aucun transfert des données personnelles des Clients et des Utilisateurs hors Union européenne n’est prévu dans le cadre du Service. En particulier les données personnelles des Clients et des Utilisateurs sont hébergées au sein de l’Union européenne.

1. Modification de la Politique de confidentialité

TRIGONE TECH se réserve le droit de modifier et/ou d’actualiser la présente Politique de confidentialité, auquel cas le Client et l’Utilisateur en seront dûment informés. La Politique de confidentialité révisée sera mise en ligne sur la Plateforme et l’Application Mobile avec indication de la dernière date de mise à jour.