Une politique de voyage a été mise en place dans votre entreprise mais comment la faire respecter ? En effet, la politique de voyage permet avant tout d'assurer la sécurité des voyageurs. De plus, donner un cadre aux voyages d'affaires de l'entreprise mène vers des économies de temps et d'argent.
Comment s'assurer de faire respecter la politique de voyage ?
Nos 5 conseils pour faire respecter la politique de voyage
Il arrive que des voyageurs d'affaires préfèrent réserver eux même et ce, en dehors des canaux mis en place par l'entreprise. Cela s'explique par le fait que les employés pensent trouver des meilleurs prix ou alors ne se sentent pas visés par les politiques de voyages. Voici 5 moyens de faire respecter votre politique de voyage :
1. Mettre à jour
Premièrement, pour s'assurer que vos collaborateurs appliquent la politique de voyage de votre entreprise, il est important de la mettre à jour régulièrement. En effet, il s'agit d'un document vivant et doit être facilement accessible aux employés qui voyagent.
2. Communiquer, communiquer et communiquer
Comment appliquer la politique de voyage si vos collaborateurs ne sont pas au courant ? Ainsi, il est primordial de former et d'informer les employés à propos des directives concernant les voyages d'affaires. En d'autres termes, lors d'une mise à jour de la politique de voyage, il est fortement recommandé d'en faire part. Aujourd'hui, des systèmes de notifications automatiques sur smartphone sont disponibles depuis des apps de déplacements professionnels tel que l'app Ayruu. Effectivement, cela permet d'informer les voyageurs sans avoir à rédiger un mail ou de courir après chaque employé.
3. Sensibiliser et récompenser les voyageurs
Connaissez-vous la gamification ? C'est un système de récompense, comme dans un jeu, d'où le terme "game" en anglais. Et bien en voyage d'affaires, c'est possible. Lorsque vos voyageurs respectent la politique de voyage, offrez leur un cadeau. Cela peut être un chèque cadeau ou surclassement lors d'un prochain voyage. Vous pouvez aussi créer un classement et fournir des badges pour entretenir l'enthousiasme des déplacements professionnels.
4. Simplifier la politique de voyage
Rendre la politique de voyage facile à comprendre et accessible à tous est un point à ne surtout pas négliger. Pour se faire, la centraliser sur un seul outil est le plus simple en termes d'accès et de rédaction. Ainsi, prendre un outil technologique, c'est investir dans le bien être des collaborateurs concernés par les déplacements professionnels.
5. Utiliser un outil de gestion de voyage d'affaires
L'utilisation d'un outil de gestion de déplacement professionnel est un avantage dans l'organisation d'une entreprise. Surtout pour les TPE/PME qui font souvent face à du Travel Management caché. En effet, la gestion des voyages d'affaires est en général attribuée à tous types de secteur d'entreprises, soit l'administration, le pôle finance ou encore le CEO. En choisissant d'implémenter un outil de gestion de voyage, c'est donner non seulement un meilleur cadre aux déplacements, mais aussi de soulager les personnes dont le cœur de métier ne se prête pas à la gestion de voyages d'affaires.
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