Comment établir une politique de voyage efficace ?

Une politique de voyage d’entreprise (PVE) est un ensemble de règles et de lignes directrices que les entreprises mettent en place pour définir leur programme de voyage. En effet, elle définit la manière dont les voyageurs d’affaires doivent préparer leurs voyages, les prestataires de services de voyage qu’ils doivent réserver, le budget maximum par réservation et les règles relatives aux voyages. Elles sont sont généralement sous la responsabilité des responsables des voyages et des responsables financiers. 

 

Dans cet article, nous vous présenterons des étapes simples mais efficaces pour préparer une PVE efficace.

1. Fixer des objectifs claires

L’un des principaux objectifs de ce document est d’assurer la sécurité des voyageurs lors de leurs déplacements. La pandémie actuelle de COVID-19 a renforcé l’importance d’un tel objectif. Selon la GBTA, plus de la moitié des acheteurs de voyages déclarent que leurs entreprises ont modifié leurs politiques en matière de voyage. Lorsqu’on leur demande quels changements ont été apportés à leur programme de voyage en raison de la pandémie: 

 

  • Instaurer de nouvelles règles concernant l’approbation avant le voyage (53%)

  • Avoir des communications ou des briefings plus fréquents ou plus détaillés avant le voyage (35%)

  • Collecte d’informations sur la santé des employés en déplacement (c’est-à-dire exposition au virus ou conditions préexistantes (24 %)

  • La clarification ou la modification des règles concernant le crédit des billets/les billets inutilisés (22 %) 

Une PVE compréhensible qui énonce les règles nécessaires concernant les frais de voyage contribue à maintenir des coûts stables pendant les voyages d’affaires. En outre, les politiques de voyage devraient contenir toutes les procédures de remboursement de notes de frais afin de faciliter la demande de remboursement des frais de voyage. 

Dans ce contexte, la numérisation des notes de frais est un élément que les entreprises ne peuvent plus ignorer de nos jours. Pour plus de détails sur ce sujet, consultez notre article sur l’importance de la digitalisation des notes de frais.

Une politique des voyages doit répondre à tous les besoins et à toutes les questions d’un voyageur d’affaires. Le fait d’avoir toutes les réponses dans un seul document clair et bien organisé permet d’effectuer un voyage plus confortable et plus productif. Pour une politique des voyages réussie, il faut se concentrer sur la satisfaction des voyageurs d’affaires et sur leur expérience de voyage.

2. Se concentrer sur la flexibilité du PVE

L’intégration des opinions des voyageurs sur la politique des voyages est une excellente étape vers son succès. En effet, elle contribue à une meilleure compréhension des besoins des employés et facilite sa diffusion.

Une politique de voyage qui donne plus de liberté aux voyageurs d’affaires et offre un choix multiple de fournisseurs de voyages, augmente la motivation des voyageurs, accroît leur sens des responsabilités et les règles et les procédures du voyage sont mieux acceptées.

3. Utiliser un outil de gestion de voyage adapté

Pour que la politique des voyages soit efficace, vous devez utiliser un outil interactif de gestion des voyages qui facilite son intégration.

À titre d’exemple, notre agrégateur de voyages Ayruu b2b est un outil de gestion des voyages qui est convivial pour les politiques de voyages des entreprises. Notre agrégateur contient un flux dynamique où les entreprises peuvent envoyer leur politique de voyage à leurs voyageurs à tout moment et en temps réel. Il est simple à utiliser et fonctionne comme un rappel pour les voyageurs d’affaires. 

De plus, le fils d’actualité de Ayruu est un endroit efficace pour tenir les voyageurs au courant de l’actualité des voyages. En période de problèmes de sécurité ou de crises mondiales telles que les pandémies, les entreprises peuvent envoyer des informations en temps réel à leurs employés. Cela leur permet de rester informés et d’éviter tout problème de sécurité. Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, veuillez consulter notre vidéo sur l’utilisation de l’application Ayruu.

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