Gérer les frais de déplacement professionnel tout en maintenant une bonne expérience de voyage, est l'un des sérieux défis auxquels est confronté un travel manager. Selon la Global Business Travel Association (GBTA), les dépenses liées au tourisme d'affaires dans le monde devraient retrouver leur niveau pré-pandémique d'ici 2024. En d'autres termes, elles atteindront environ 1,48 trillion de dollars américains (Statista).
Nous avons rassemblé pour vous quatre conseils qui changent la vie pour réduire le budget des voyages d'affaires de votre entreprise tout en gardant vos voyageurs satisfaits.
Comment réduire vos dépenses de voyages d'affaires ?
1. Une politique de voyage claire et accessible
Une politique claire en matière de voyages et de frais guidera vos employés. En effet cela leur permettra de gérer le budget de leurs voyages. C'est pourquoi vous devez vous assurer de définir clairement la politique de gestion des frais de déplacement professionnel. Cependant, les politiques de voyage sont la plupart du temps des fichiers pdf qui peuvent se perdre facilement dans la messagerie de l'employé.
Optez pour une solution de gestion des voyages qui vous permet de personnaliser la politique de voyage de votre entreprise autour du voyageur. En d'autres termes, les agrégateurs de voyages comme Ayruu aideront vos voyageurs à accéder à votre politique de voyage. Et ce, à tout moment et en un seul clic.
En outre, via la plateforme de l'entreprise, Ayruu vous permet de personnaliser la politique de voyage. En effet, les politiques de voyages sont envoyées selon les parties spécifiques des voyageurs/régions. Ainsi, vous pouvez modifier et animer votre politique de voyage en fonction de filtres prédéfinis.
2. Un outil de réservation simple pour les frais de déplacement professionnel
La majorité des voyageurs modernes (57 %) souhaitent disposer d'une seule application pour gérer leurs besoins en matière de planification et de réservation. (Booking.com, 2018) Alors pourquoi ne pas réduire ce budget ? Effectivement, centraliser vos déplacements professionnels en un seul outil de gestion des voyages est possible.
Donc, la meilleure façon d'économiser de l'argent est d'utiliser un agrégateur de voyages. C'est-à-dire de centraliser le voyage d'affaires sur une seule solution qui peut minimiser la gestion des dépenses.
Voici un exemple de cas d'utilisation comparant la gestion traditionnelle des voyages et la centralisation des réservations pour une entreprise de 30 employés où 9 voyagent à raison de 3 voyages par mois en moyenne.
On peut noter que les entreprises qui utilisent des agrégateurs de voyages optimisent leur retour sur investissement de 91,22 % par an.
3. Fonctionnalités de rapport : pour mesurer le retour sur investissement
Il faut en moyenne 40 heures par mois aux voyageurs d'affaires pour réconcilier leurs dépenses et leurs données de paiement. (Egencia, 2018) C'est pourquoi vous devez choisir une solution de gestion des voyages qui vous offre des données sur le nombre de voyages d'affaires effectués et le budget dépensé lors de chaque voyage.
Cela est utile pour le suivi des dépenses de voyage. En outre, de telles fonctionnalités sont utiles pour l'équipe de responsabilisation de votre entreprise.
En analysant les données relatives aux voyages, les entreprises sont en mesure de mesurer leur retour sur investissement et d'apporter des améliorations pour les voyages futurs.
4. Partage de transport pour réduire vos frais de déplacement professionnel
L'utilisation d'un transport partagé est certainement un moyen de réduire les frais de déplacement professionnel lorsque vos voyageurs se rendent à la même destination. Contrairement à l'organisation d'un transport séparé pour chaque individu, le transport partagé peut être bénéfique pour votre budget et pour la psychologie du voyageur en même temps. Le regroupement des employés permet d'éviter les frictions et les épuisements des voyageurs causés par de multiples voyages d'affaires.
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