Qui aime la paperasse et passer trop de temps à remplir des papiers? Les notes de frais représentaient un véritable casse-tête pour le voyageur d’affaires, le manager, le service comptable et presque tous les secteurs de l’entreprise. Les voyageurs d’affaires ont plusieurs dépenses pendant leur voyage, telles que les frais d’hôtel, de transport, d’événements, etc. En outre, avant, les entreprises devaient stocker chaque facture de voyage dépensée par leurs voyageurs d’affaires pour des fins légales.
Heureusement, la technologie a introduit des solutions pour se débarrasser des frais inutiles, de toutes les impressions et de la paperasse.
Pourquoi la digitalisation des notes de frais est-elle importante?
Pour numériser les notes de frais, les entreprises doivent adopter une technologie spécifique appelée OCR. Par définition, « OCR, ou reconnaissance optique de caractères, est la technologie qui vous permet de convertir différents types de documents, y compris les factures, les fichiers PDF ou les images capturées numériquement en des données modifiables et interrogeables.
Il suffit d’un téléphone portable et toutes les formalités administratives inutiles sont effectuées. Maintenant, pour comprendre l’importance de la numérisation, examinons certains des inconvénients de la gestion des factures sans une solution digitale.
Dans une recherche effectuée par la Global Business Travel Association (GBTA) pour identifier le coût réel des notes de frais. Ils ont découvert les points suivants:
Prend beaucoup de temps
20 minutes est le temps moyen pour traiter une note de frais. De plus, pour corriger une erreur dans les notes de frais, les entreprises ont besoin de 18 minutes supplémentaires. Imaginez le temps qu’ils consacrent chaque jour à traiter de nombreux rapports pour différents voyageurs d’affaires.
Plus de coûts
La recherche a également prouvé qu’une note de frais coûte à l’entreprise 53 euros. De plus, pour corriger une erreur, il faut un supplément de 52 euros.
Possibilité d'erreur élevée
Avant la digitalisation, les notes de frais ont été rédigées manuellement via Microsoft Excel. Par conséquent, une erreur humaine est susceptible de se produire. Selon la recherche, 19% est la moyenne des notes de frais avec des erreurs.
Une consommation de papier de plus en plus importante
On ne peut nier l’impact de la consommation de papier sur l’environnement. Saviez-vous que l’employé de bureau moyen utilise 10 000 feuilles de papier par an? Et que 45% du papier imprimé dans les bureaux finit à la poubelle à la fin de la journée. De plus, la consommation moyenne de papier des entreprises augmente de 22% par an, ce qui signifie que dans 3,3 ans, votre consommation de papier doublera.
L’utilisation de la technologie OCR dans les applications de gestion de voyages est une véritable révolution en matière de notes de frais de voyage et présente des avantages non négligeables notamment en terme de gestion.
