Assistant-es administratifs : comment mieux gérer les voyages d'affaires ?

assistant-es administratifs

Les assistant-es administratifs et les office managers sont généralement des employés très occupés qui gèrent les problèmes de tous les collaborateurs. De la gestion des réunions à la réservation des voyages pour l’équipe et les dirigeants. 

Pour devenir un meilleur manager, ce dernier doit acquérir plusieurs compétences. Cet article vous montre les compétences ultimes pour établir une stratégie de gestion des voyages réussie pour votre entreprise. 

1. Être innovant

Les technologies sont développées pour faciliter nos tâches quotidiennes. En effet, des outils avancés (logiciels, applications mobiles, sites web, etc) sont conçus pour aider les office managers à diminuer leur charge de travail. 

Lorsqu’ils gèrent les déplacements professionnels des employés, les office managers doivent suivre les dernières évolutions du domaine. Cependant, les outils traditionnels de gestion des voyages demandent beaucoup de temps à mettre en place. A ce sujet, il faut se renseigner sur les dernières technologies pour faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise.

Ayruu, par exemple, est une alternative aux outils traditionnels de gestion des voyages. Nous avons développé un agrégateur de voyages innovant qui permettra à votre entreprise de gagner du temps et donc de l’argent sur les voyages d’affaires. Intuitif, ergonomique et convivial. Découvrez les avantages de notre outil ici. 

2. Mettre les voyageurs au centre de votre stratégie

Une fois que vous avez trouvé la technologie appropriée. Il serait préférable que vous commenciez à penser différemment. Le voyageur est l’acteur le plus important de la stratégie. Dans ce contexte, Ayruu place le voyageur au centre de la solution. Nous avons établi nos caractéristiques en fonction des besoins et du bien-être des voyageurs. 

Lors du choix de la solution de gestion des voyages, mettez toute votre attention sur les besoins des voyageurs et bien sûr sur les valeurs de votre entreprise. 

3. La communication est essentielle

Disposer du meilleur outil de gestion des voyages est crucial. Cependant, la communication sur les caractéristiques de l’outil et ses modes de fonctionnement est plus importante. Veillez à organiser des sessions de formation pour les utilisateurs de la technologie. Informez-les des dernières mises à jour et, surtout, expliquez-leur les raisons de l’adoption du nouvel outil.

La communication est également utile lors de la mise en place d’une politique de voyage. Les voyageurs doivent avoir accès à ces directives afin de les respecter. 

4. La gestion du temps

Dans le monde des affaires, gagner du temps c’est  gagner de l’argent. 

Un / Une assistant(e) de direction compétent identifie les tâches qui prennent du temps et tente de trouver des solutions pour y remédier. Par exemple, la recherche d’une solution pour automatiser les processus trop long ou supprimer certaines tâches intermédiaires. 

En utilisant Ayruu, nous supprimons une tâche importante et chronophage pour les assistants administratifs qui est le traitement des notes de frais. Nous encourageons la numérisation de cette tâche ou mieux encore, la suppression de ces rapports. 

Savez-vous pourquoi ? La réponse est juste en dessous 

Il est temps de changer les outils traditionnels de gestion des déplacements professionnels ! Nous vous offrons une démo gratuite pour découvrir les avantages de notre solution pour votre entreprise et vos voyageurs d’affaires ! 

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