Les voyages d’affaires sont de retour après une longue stagnation pendant et après la crise du Covid. De plus, il est prouvé que l’inclusion des voyages d’affaires dans les entreprises permet d’attirer les talents, en particulier les générations Y et Z. Cependant, la gestion des notes de frais pour chaque dépense du voyage est stressante pour les voyageurs et coûte du temps et de l’argent pour l’entreprise.
1. L' importance de dématerialiser une note de frais
Selon les statistiques, les voyageurs d’affaires sont stressés par la préparation des notes de frais à la fin de leur voyage d’affaires. La gestion manuelle des notes de frais à l’aide d’outils tels que Microsoft Excel prend beaucoup de temps.
Voici quelques raisons pour lesquelles les voyageurs sont stressés par les notes de frais :
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Le temps nécessaire à la recherche de la facture et à la préparation du tableau excel
20 minutes est le temps moyen pour traiter une note de frais. En outre, pour corriger une erreur dans les notes de frais, les entreprises ont besoin de 18 minutes supplémentaires.
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L’oubli des frais
50% des salariés français « pensent qu’il est acceptable de présenter sciemment une fausse note de frais pour un montant moyen de 115 euros ». Selon l’enquête, environ 32% des salariés ont déjà comptabilisé leurs dépenses personnelles liées à un repas, et 27% pour le matériel de bureau. Mais encore, 27% ont arrondi leurs frais kilométriques et 24% leurs factures de téléphone professionnel.
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La perte des factures
Pour éviter le stress qui chasse vos employés à cause d’un bout de papier, n’hésitez pas à opter pour une solution de gestion des frais qui inclut la technologie OCR. Il n’est plus nécessaire de conserver les factures pour justifier une dépense. En bref, les employés n’auront qu’à scanner la facture et à l’intégrer dans leur note de frais de déplacement professionnel.
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Les procédures de remboursement
Il faut souligner que des procédures de remboursement pas claires peuvent être très stressantes pour vos employés. Avancer les frais, payer leurs dépenses et ensuite demander un remboursement peut être accablant. Nous vous recommandons d’utiliser des cartes d’entreprise et de supprimer les avances de frais.
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La possibilité d’une erreur humaine
Dans les notes de frais réalisées manuellement, l’erreur humaine est probable : une note de frais sur cinq (19 %) contient des erreurs ou des informations manquantes, ce qui coûte 47,87€ supplémentaires et 18 minutes pour corriger chaque note de frais.
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Les notes de frais doivent être validées par un supérieur
Cela peut prendre du temps et, par conséquent, entraîner des retards de remboursement.
2. Conseils supplémentaires
La numérisation des notes de frais est un grand pas à faire vers une meilleure gestion des voyages d’affaires. Pour réussir, voici quelques conseils bonus à garder à l’esprit :
Choisissez un agrégateur de gestion des déplacements professionelles: Un agrégateur tel que Ayruu, vous offre la possibilité de supprimer certaines notes de frais. Notre solution a été développés pour alléger la charge de travail elevé pour préparer une note de frais. En effet, vos fournisseurs de voyages vont vous envoyé tous les factures par mail. Ainsi, votre salarié n’a plus besoin de préparer une note de frais pour ses réservations.
Indiquez clairement le processus de remboursement des frais: En établissant un processus clair, vous éviterez les plaintes et donc des montagnes d’emails. Voici quelques exemples de processus à mettre en place :
Prévoir les dépenses avant un voyage d’affaires.
Prévoir un calendrier pour l’envoi des notes de frais.
Établir un calendrier pour le remboursement des frais de déplacement professionnel.
Communiquer la politique de voyage d’affaires
N’oubliez pas d’inclure votre politique de frais de déplacement dans votre politique de voyages d’affaires. La communication est importante pour assurer une transition en douceur de la gestion traditionnelle des frais vers une gestion numérique. Voici notre article sur les technologies de voyages d’affaires et les stratégies numériques.
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