Un voyage d’affaires vient d’être annoncé mais vous ne savez pas comment l’organiser, ne vous inquiétez pas, cet article vous expliquera ce qu’il faut savoir pour préparer un voyage d’affaires. Il est indéniable que les déplacements professionnels sont essentiels lorsqu’on est amené à rencontrer ses collaborateurs et partir à la rencontre de nouvelles opportunités. Ainsi, il est d’autant plus important de bien se préparer pour optimiser son voyage d’affaires.
Comment préparer et optimiser un voyage d’affaires ?
Ce qu'il faut faire pour organiser un voyage d'affaires
D’abord, un voyage d’affaires réussi, c’est un voyage bien organisé. Effectivement, un voyage d’affaires préparé à l’avance permet d’éviter au voyageur un stress supplémentaire. C’est pourquoi, pour veiller au bon déroulement d’un déplacement professionnel, chaque détail compte.
Créer une check-list du voyage d'affaires
Organiser un voyage d’affaires est synonyme de bonne préparation. C’est la raison pour laquelle une checklist est essentielle. Dans votre check list voyage d’affaires incluez ces 2 éléments :
- Le programme de votre déplacement professionnel
- L’ensemble des exigences de votre voyage d’affaires
Voici exclusivement un exemple de checklist voyage d’affaires :
(Retrouvez comment la créer à la fin de cet article, rendez-vous à la section « Quels sont les meilleurs outils pour organiser un voyage d’affaires ?« )
Centraliser toutes vos réservations dans un seul endroit
Une fois tous vos besoins et toutes vos réservations faites, regroupe-les sur votre téléphone. Il faut reconnaître que lorsque l’on se déplace, notre smartphone est notre meilleur ami. La solution la plus simple est d’utiliser une application voyage d’affaires afin de retrouver vos réservations dans votre smartphone.
Ayruu est une application de déplacement professionnel centralisant tous les voyages d’affaires.
Notons que des solutions comme Ayruu permettent de simplifier la réservation des voyages d’affaires. La preuve c’est que l’application Ayruu permet de centraliser, c’est-à-dire d’effectuer et de regrouper toutes les réservations.
Préparer tous vos documents
Afin d’éviter tout problème d’enregistrement, ou pire, de perte : préparez et photocopiez tous vos documents importants. Faites donc une copie de votre carte d’identité, de votre passeport et de vos billets.
Utiliser une application de voyage d'affaires
Compte tenu de ce que vous avez lu précédemment, votre téléphone portable est votre allié numéro 1 lorsque vous voyagez. C’est pourquoi, nous vous recommandons fortement d’utiliser une application qui pourra retenir vos informations d’enregistrement et ce, en toute sécurité.
Faire la démo 100% gratuite de l’application de voyage d’affaires Ayruu.
Quels sont les meilleurs outils pour organiser un voyage d'affaires ?
Afin de créer une checklist voyage d’affaires de façon simple et rapide, nous vous conseillons d’utiliser Google Doc. À juste titre, son utilisation est facile et vous pouvez partager votre document à vos collaborateurs en temps réel.
Ensuite, réservez vos voyages d’affaires au même endroit sans être victime de frais supplémentaires. Cela a été rendu possible avec la plateforme de gestion des déplacements professionnels Ayruu.
En fin de compte, le moyen le plus efficace pour voyager l’esprit léger c’est de bien organiser son voyage d’affaires.
