Les voyages d’affaires peuvent être amusants pour certains employés qui adorent l’idée de parcourir le monde. Cependant, d’autres cherchent comment gérer le stress avant, pendant et après un voyage d’affaires. Nous avons rassemblé les points essentiels sur lesquels il faut se concentrer afin de réaliser un voyage paisible et organisé.
1. Avant le voyage d'affaires
Feuille de route du voyage d’affaires
Comme vous le savez peut-être, préparer des to-do listes est efficace pour tout organiser dans la vie. Mettre par écrit nos pensées, nos tâches, nos missions, etc. permet de réduire le stress et les tensions. Pour commencer, nous recommandons aux voyageurs professionnels de préparer une feuille de route pour leurs déplacements. Consultez nos articles sur la checklist de voyages d’affaires et less chose à n’est pas oublier.
Évaluation des risques
Ce conseil s’adresse aux assistant(e)s administratifs. Tout voyage d’affaires peut être soumis à des risques et à des situations dangereuses. Pour améliorer le bien-être des voyageurs et destresser les employés, les entreprises doivent identifier les risques potentiels. Ces risques peuvent être classés comme suit :
Risques liés au voyageur
Risques liés à l’environnement
Sécurité du pays et taux de criminalité
2. Pendant le voyage d'affaires
Accès à l’itinéraire du voyage
Pendant le voyage, les employéés doivent avoir accès à toutes les informations et à tous les documents nécessaires. Nous recommandons d’utiliser un agrégateur de voyages d’affaires qui centralise tous les itinéraires de voyage dans une seule chronologie. Ayruu propose cette fonctionnalité pour éviter la recherche les informations dans less différents emails et sites web(adresses des hôtels, dates, heure d’enregistrement, etc.)
Réservez l’hôtel le plus proche pour vos besoins professionnels
Pour éviter les événements stressants et les retards, optez pour un hébergement à proximité de vos réunions professionnelles. Nous savons tous que le transport et la distance sont très stressants. Pour cela, nous vous recommandons de rechercher les hôtels les plus proches. Ayruu a développé une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de l’application de sélectionner l’hébergement le plus proche pour leur voyage d’affaires.
Prévoir les taxis et des locations de voitures
Certains voyages d’affaires nécessitent de nombreux déplacements d’une réunion à l’autre. Dans ce cas, les voyageurs d’affaires peuvent avoir besoin d’appeler un taxi, un uber ou de louer une voiture. Pour réduire le stress de dernière minute, planifiez votre location de voiture ou votre taxi à l’avance.
Notre solution de réservation de voyages d’affaires vous permet de planifier l’ensemble de votre itinéraire de voyage, y compris votre taxi et votre location de voiture. Notre solution a été développée autour des besoins des voyageurs et a répondu à tous les détails possibles.
Assistant de voyage en déplacement
Ayruu propose une assistante de voyage en intelligence artificiel appelé Mya pour guider les voyageurs sur la route. Cela permet de réduire le stress de vos employés. Avoir un bot qui répond directement à vos questions est une fonctionnalité à laquelle vous devriez penser pour vos employés.
3. Après votre super voyage d'affaires
Automatisez les notes de frais
L’un des aspects les plus stressants d’un déplacement professionnel est la préparation des notes de frais. En effet, les notes de frais, ce n’est pas seulement après le voyage. Pendant toute la durée du voyage, le voyageur est censé rassembler toutes ses factures afin de les joindre comme preuve à sa note de frais ou à son tableau Excel. D’ailleurs, nous vous recommandons de lire notre article sur comment éviter d’utiliser Excel pour la gestion de vos notes de frais.
Choisissez une solution de voyage d’affaires qui automatise la gestion des notes de frais. Ainsi, vous évitez l’avancement des frais et les procédures de remboursement.
Planifiez à l’avance les prochains voyages
Ce conseil s’adresse principalement aux voyageurs fréquents qui sont tout le temps sur la route pour leurs entreprises. Une astuce importante à laquelle il faut penser est la planification de plusieurs voyages en même temps. Cela peut sembler complexe si vous utilisez un système de réservation traditionnel.
Cependant, en utilisant une technologie telle que Ayruu, vous pouvez planifier autant de voyages que vous le souhaitez en quelques clics sur votre application mobile. Nous disposons d’une fonctionnalité ‘Timeline’ ou itinéraire qui regroupe tous vos voyages. Par exemple : Un voyage à Londres/une conférence à Paris/une réunion client en Espagne, etc.
Notre solution est rapide à mettre en place et ne nécessite aucun apprentissage technique. Nous nous assurons de fournir des fonctionnalités conviviales pour le plus grand plaisir de nos clients.
Vous pouvez toujours demander une démo ici.
