Vous trouverez dans cet article un exemple de politique de voyage et comment réussir à la mettre en place. La politique de voyage d’entreprise (PVE) a déjà été adoptée par de nombreuses entreprises. Effectivement, c’est un outil très apprécié car elle permet de contrôler et gérer les dépenses des collaborateurs en voyage.
Comment établir une politique de voyage efficace ?
Qu'est-ce qu'une politique de voyage d'entreprise ?
Une politique de voyage d’entreprise est un document disponible de n’importe où par les collaborateurs. Il permet d’optimiser les déplacements professionnels car il encadre les règles liées aux voyages d’affaires. En effet, une politique de voyage permet non seulement d’encadrer les dépenses voyage et donc de gérer un budget, mais il donne aussi la possibilité de structurer un ensemble de règles à respecter liées aux procédures de validation pour les déplacements professionnels. Ainsi dans une politique de voyage vous trouverez principalement les limites du budget par réservation et les modalités de réservation.
En d’autres termes, la politique de voyage d’entreprise est un guide qui sert à gérer les dépenses liées aux voyages d’affaires et de garantir la sécurité des collaborateurs en déplacement professionnel.
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Que contient notre modèle de politique de voyage d'entreprise ?
Notre exemple de politique de voyage d’entreprise pour les voyages d’affaires possède six parties principales. Entre autres, nous vous proposons une politique de voyage simple à comprendre, donc à personnaliser et modifier.
Ainsi, une politique de voyage efficace comporte ces 6 sections :
- Introduction
- Modalités de réservation
- Limites des dépenses
- Dépenses non remboursables
- Procédure pour déclarer et rembourser ses achats
- Sécurité et Duty of care (devoir de diligence)
Dès maintenant, regardons ce que vous pouvez mettre dans chaque partie.
Exemple de politique de voyage d'entreprise
1. Introduction
Comme tout document bien travaillé, une introduction est essentielle. Effectivement, cette partie montre aux collaborateurs que la politique de voyage n’est pas seulement un autre document en plus à prendre en compte. La preuve c’est que la politique de voyage d’entreprise prend compte la sécurité des voyageurs et permet de réduire la charge de travail manuelle. Ainsi, cela évite la confusion chez vos acteurs des déplacements professionnels.
Afin de montrer que la politique de voyage est essentielle, nous vous conseillons dans l’introduction de faire une liste des principaux avantages. En général, cela permet de comprendre pourquoi il faut suivre la politique de voyage, notamment en termes de sécurité et d’assistance.
2. Modalités de réservation
Mentionnons que cette partie est fondamentale dans la politique de voyage. En effet, il s’agit de décrire dans les modalités de réservation, le processus pour réserver. Notamment, où et comment effectuer une réservation pour leur voyage d’affaires. Dans l’ensemble, voici quelques exemples à inclure dans cette partie : le processus de réservation, la plateforme à utiliser pour les déplacements professionnels ou encore la personne à contacter pour démarcher un voyage d’affaires.
3. Limites des dépenses
En premier lieu, il est préférable d’examiner quelles sont les catégories des dépenses avant de fixer les limites. Après que votre liste soit établie, il sera plus facile de définir le budget de vos dépenses voyage d’affaires. Voici la liste des dépenses les plus fréquentes en voyage d’affaires :
- Billet d’avion
- Hébergement
- Taxi
- Covoiturage
- Voiture de location
- Train
- Alimentation
4. Dépenses non remboursables
Il est à noter que des éventuelles dépenses non remboursables sont à prendre en compte dans la politique de voyage. Voici des exemples que l’on vous propose d’inclure pour les dépenses non remboursables :
- Duty free ou achat dans l’avion
- Valise supplémentaire
- Frais de garderie (enfants et animaux)
- Dépenses à usage personnelles (vêtements, blanchisserie,…)
- Frais liés au divertissement (cinéma, bars, spas,…)
- Pénalités (amendes et infractions)
5. Procédure pour déclarer et rembourser ses achats
Par la suite, détaillez quelle est la procédure afin de déclarer et de rembourser ses achats. C’est la raison pour laquelle, il faut déterminer avec quel outil il faut effectuer les achats afin d’éviter la charge de travail de par exemple les notes de frais.
6. Sécurité et Duty of care (devoir de diligence)
Pour terminer, il est important que vos collaborateurs aient envie de lire la politique de voyage. À cette fin, veillez à inclure des informations sur l’assistance au voyage. Effectivement, ajoutez cet élément permet aux voyageurs de sentir qu’ils sont en sécurité et d’avoir l’assurance qu’il faut lorsqu’ils se déplacent pour l’entreprise.
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