Pour les entreprises opérant à l’échelle mondiale, les voyages d’affaires sont souvent considérés comme une dépense nécessaire. En réalité, les coûts cachés associés aux voyages d’affaires peuvent avoir un impact significatif sur une entreprise. Le transport, les repas, l’hébergement et l’assurance sont des exemples de coûts cachés. Aujourd’hui, Ayruu explore les coûts cachés des voyages d’affaires. Dans cet article, vous trouvez des stratégies et des solutions pour économiser de l’argent tout en répondant à vos besoins en matière de voyages.
Quels sont les coûts cachés en voyage d'affaires ?
1. Les coûts cachés des agences de voyage
Afin de simplifier le processus, de nombreuses entreprises se tournent vers les agences de voyage pour gérer leurs voyages d’affaires. Si les agences de voyages offrent de nombreux avantages, elles peuvent également être à l’origine de coûts cachés qui peuvent rapidement s’accumuler. Les agences de voyage facturent souvent des frais de réservation et des frais de modification/annulation pour leurs services.
En outre, elles ne proposent pas toujours les tarifs les plus bas possibles, car elles peuvent avoir des partenariat avec certaines compagnies aériennes ou certains hôtels avec lesquels elles préfèrent travailler. Les modifications et les annulations sont fréquentes dans les voyages d’affaires et pour chaque demande de modification ou d’annulation, votre entreprise devra payer des frais supplémentaires.
2. Les coûts cachés de l'hébergement
Deuxièmement, les coûts cachés dans l’hébergement, et plus particulièrement des hôtels. Vous devez être conscient des frais suivants au moment de la réservation :
Les frais de séjour : De nombreux hôtels facturent des frais de séjour pour l’accès à Internet, les sales de sport et les piscines. Ces frais peuvent s’accumuler rapidement et ne sont souvent pas inclus dans le prix annoncé de la chambre.
Frais de stationnement : Si vous vous rendez à l’hôtel en voiture, il est possible que vous devriez payer des frais de stationnement sur place. Ces frais peuvent varier en fonction de l’emplacement et du type d’hôtel, mais il est important de les prendre en compte dans votre budget.
Frais d’enregistrement anticipé/de départ tardif : Si vous avez besoin d’arriver plus tôt ou de partir plus tard, certains hôtels peuvent facturer un supplément pour ce service. Renseignez-vous à l’avance auprès de l’hôtel pour éviter toute surprise.
D’une manière générale, Ayruu vous recommande de lire les conditions de réservation et de poser des questions lors de la réservation de votre logement. Dans ce contexte, l’application mobile de réservation et la plateforme de gestion de Ayruu vous détaillent toutes les conditions de réservation lors de votre recherche. Une transparence totale de l’offre et du prix.
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Stratégies pour économiser de l'argent sur les voyages d'affaires
Maintenant que vous connaissez les différents frais cachés susceptibles d’augmenter le budget voyages de votre entreprise, voyons comment mieux gérer les dépenses de votre entreprise en matière de voyage.
La première chose à faire pour économiser les coûts est de réserver à l’avance. en effet, réserver à l’avance permet d’obtenir des tarifs plus avantageux pour les vols, les hôtels et les voitures de location.
Deuxièmement, utilisez un outil de réservation de voyages d’affaires qui soit directement connecté aux différents fournisseurs de voyages. Les outils tels qu’Ayruu ne vous facturent pas de frais supplémentaires pour vos réservations. Vous pouvez profiter des prix des fournisseurs de voyages sur une plateforme de réservation centralisée.
N’hésitez pas à utiliser les programmes de récompenses ou de fidélités pour les voyages : De nombreuses compagnies aériennes, hôtels et sociétés de cartes de crédit proposent des programmes de récompenses qui peuvent aider votre entreprise à gagner des points et à faire des économies sur ses futurs frais de voyage.
Enfin, revoyez votre politique en matière de frais de voyage. Mettez en œuvre des politiques de réduction des coûts telles que la limitation des voyages à certains jours de la semaine, l’obligation pour les employés de réserver des vols en classe économique, etc. Ayruu vous offre la possibilité de mettre en œuvre vos politiques de dépenses directement dans l’application de réservation. De cette façon, vous avez une meilleure gestion et un meilleur contrôle sur les frais de réservation.
