En tant qu’ office manager, le multitâche est une compétence essentielle. Cependant, avec le rythme effréné de l’environnement de bureau, notamment dans les grandes entreprises, un office manager peut bénéficier d’outils et de logiciels adaptés pour alléger sa charge de travail.
Sauvegarder les informations personnelles des voyageurs lors de la réservation
Pour les office managers, saisir les informations des employés pour chaque réservation et voyage est une tâche répétitive qui prend beaucoup de temps.
En effet, Ayruu a pensé à ce détail pour offrir une meilleure expérience utilisateur aux gestionnaires de voyages. En utilisant la plateforme d’entreprise, les informations personnelles ne sont requises qu’une seule fois lors de la création des utilisateurs.
Ne demandez pas aux employés à avancer les frais et à demander un remboursement
La gestion des notes de frais peut être une véritable corvée. De plus, demander les factures de paiement après chaque voyage peut vous faire perdre beaucoup de temps. Mettez en place un système de note de frais numérisé et débarrassez-vous des procédures de remboursement. Prenons le cas de Ayruu, la solution vous offre la possibilité de centraliser les paiements et les factures en un seul endroit.
Créer une politique de voyage dynamique et accessible
Nous savons tous que la politique de voyage peut se perdre facilement dans les emails du voyageur. Par conséquent, les employés peuvent réserver leurs voyages en dehors de la politique convenue. Pour éviter une gestion stressante des voyages et le non-respect de la politique de voyage, Ayruu vous conseille d’opter pour une solution qui vous permet de dynamiser et de modifier facilement la politique de voyage.
Grâce à Ayruu, les voyageurs peuvent accéder à leur politique de voyage en un clic sur leur application mobile. Une seule application où les utilisateurs peuvent réserver leur voyage, accéder à leur politique de voyage, et centraliser tous les paiements.
Analyser les données de voyage pour améliorer les dépenses
Un autre conseil pour faciliter la tâche des office managers est de mettre en place un système de reporting. Ayruu a pensé à tous les besoins des office managers et a ajouté cette option à la solution. Dans notre plateforme d’entreprise, profitez de différents types de données pour analyser les voyages et les dépenses de vos voyageurs. Sur la base de ces données, vous aurez plus de visibilité sur les voyages d’affaires dans votre entreprise et donc une meilleure gestion.
Donner la liberté aux voyageurs de réserver leurs voyages
Enfin, donner la liberté aux employés de réserver eux-mêmes leurs voyages est une décision importante qui réduit le stress des offices managers. Les office managers auront plus de temps pour se concentrer sur d’autres missions en gardant toujours le contrôle sur les approbations de réservation.
