Plusieurs méthodes de paiement pour vos voyages d'affaires

Business travel expenses Ayruu

L’optimisation du processus de paiement des voyages d’affaires est cruciale pour une meilleure stratégie en la matière. En effet, les petites et moyennes entreprises tout comme les grands groupes doivent comprendre la différence entre les différentes méthodes et choisir celle qui correspond le mieux à leurs besoins.

1. Procédures de paiement traditionnelles

Traditionnellement, lorsque les employés partent en voyage d’affaires, ils avancent généralement les frais sur leur propre compte, saisissent les dépenses dans un fichier Excel et, à la fin du voyage, impriment la facture et joignent les reçus correspondants, puis les transmettent au service administratif ou pour approbation. Une fois approuvées, les données sont saisies dans le système comptable central de l’entreprise pour traitement et remboursement.

2. Les procédures de paiement modernes

Pour vous débarrasser de tout ce processus, et supprimer l’avancement des dépenses et des procédures de remboursement, nous vous permettons d’être flexible et de choisir le mode de paiement qui vous convient le mieux. Nous mettons à la disposition de nos clients plusieurs méthodes de paiement à utiliser pour leurs déplacements professionnels.

  • Cartes virtuelles

  • Prélèvement automatique

  • Virement bancaire

  • Compte de dépôt

Pourquoi devriez-vous repenser vos méthodes de paiement?

Choisir une solution de voyage d’affaires qui met en œuvre différentes méthodes de paiement est important pour éviter les pertes de temps et d’argent.

  • Suppression d’avance des frais

D’abord, vos employés ne sont plus obligés d’avancer eux-mêmes le paiement. Avancer de l’argent personnel peut devenir rapidement un frein pour les employés, surtout pour une somme d’argent importante. De plus, les procédures de remboursement prennent du temps en fonction de la charge de travail. Dans ce cas, les voyageurs devront attendre après avoir terminé leur voyage, pour justifier la dépense, vérifier les notes de frais, et enfin procéder au remboursement. N’est-ce pas une façon compliquée de voyager ?

  • Plus de notes de frais et moins de stress

Fournir aux entreprises des différents moyens de paiement leur permettra de supprimer le paiement anticipé et donc les notes de frais.

  • Avoir des statistiques sur les dépenses

Savez-vous que, dans une étude sur la fraude aux notes de frais, 61% des personnes interrogées étaient d’accord avec l’affirmation que « la plupart des gens augmentent les miles/kilomètres parcourus lorsqu’ils déclarent des frais » ?

De même, 39% des personnes interrogées ont reconnu que si elles voyagent pour le travail, elles mériteraient des avantages sur les dépenses de l’entreprise.

En plus des différentes options de paiement, Ayruu vous offre un suivi et des rapports sur les dépenses de votre entreprise, les réservations, les destinations, et bien plus encore. De cette façon, les dépenses de voyage sont suivies et, par conséquent, la possibilité de fraude est limitée.

  • Pas de frais supplémentaires puisque les paiements sont effectués directement auprès du fournisseur de voyages.

En utilisant notre agrégateur mobile, vous serez en lien direct avec le fournisseur de voyages. Ayruu limite le nombre d’intermédiaires et ne prend aucun frais pour vos transactions.

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