Travel & Expense : Les différences d’usages et de données

Travel Expense Record Ayruu

La notion de Travel & Expense sont deux notions qui présentent des différences et doivent donc être dissociées indépendamment. En effet, les plateformes de gestion des frais et les outils de réservation en ligne (OBT) sont deux choses distinctes. Cependant, elles sont complémentaires.

Alors en quoi Travel & Expense sont différents ? Mais aussi très fortement liés ?

Définition : Travel expense (T&E)

Lors d’un voyage pour l’entreprise, nous sommes amenés à dépenser des frais du quotidien essentiels. Par exemple, les transports, l’hébergement et les repas.  Ainsi, la gestion des dépenses permet le suivi de ce que les employés dépensent par leur propre moyen. Et en général, l’un des coûts les plus importants pour une entreprise est le voyage.

Ces frais comprennent les billets d’avion, les chambres d’hôtel, la location de voitures ou les transports terrestres, mais aussi les repas. Les laissez-passer pour les conférences, les sessions de formation continue ou les divertissements peuvent aussi  être pris en compte. 

Données des plateformes de voyage et gestion des dépenses

Travel & Expense, sont deux plateformes présentant des jeux de données complètement différents. Les données accumulées sont utilisées par une entreprise en fonction de ses besoins. Et plus ces données sont utilisées de manière efficace, plus les chances de prendre des décisions commerciales bénéfiques sont grandes. 

Lorsque les travel managers disposent de données précises pour toutes les dépenses, et pas seulement pour les déplacements, ils sont capables de faire des économies à l’entreprise. D’ailleurs, la gestion des dépenses peut sembler parfois compliqué pour les entreprises.

Gérer les dépenses pour gérer les voyages

La gestion des dépenses est essentielle. En effet, elle donne une ligne directive aux voyageurs pour qu’ils comprennent ce qui est autorisé ou non à être dépensé par l’entreprise. D’où le concept de politique de voyage. Une bonne gestion des frais de déplacement doit couvrir tout ce qui est fréquemment prévu lors d’un voyage, par exemple : les billets d’avion, les chambres d’hôtel et les repas. 

Mais qu’en est-il des dépenses non communes que l’on peut constater lors d’un voyage d’affaires ? L’entreprise a-t-elle un registre de ces dépenses ? Peut-être voulez-vous voir quelles ont été les expériences des voyageurs dans le passé ? Des tendances peuvent être repérées, comme lorsque les voyageurs se rendent dans des lieux spécifiques du pays/monde.

La politique T&E de votre entreprise prend-elle en compte les services de données mobiles ou  Internet ? Comment approchez-vous les frais médicaux ou les problèmes de santé en voyage d’affaires ? Une bonne politique de dépenses inclut ces détails ainsi que les autres éléments “communs”.

Utiliser une plateforme de T&E

Ces dernières années, les fonctions liées aux voyages et aux dépenses ont pris de l’importance. La facilité d’utilisation des plateformes par les voyageurs d’affaires est un facteur important pour l’adoption de celles-ci. Il est important pour une entreprise de choisir des solutions de gestion des voyages et des frais qui soient aussi intuitives que possible.

Pour les entreprises, adopter de nouvelles solutions signifie de meilleures données, que ce soit sur le montant facturé ou sur la personne qui facture l’entreprise. Avec de plus en plus de données sur les voyages et les frais, une entreprise peut suivre facilement les voyageurs pour leur sécurité, contrôler le respect des politiques de voyage et pouvoir effectuer des analyses pour évaluer ses dépenses. 

Données et Travel & Expense

Le T&E représente la deuxième dépense la plus compliquée à gérer après la masse salariale (Forrester). Ainsi, il est important de réduire le pourcentage de dépenses et de faire en sorte que chaque part du budget compte. Les données viennent de nombreuses sources : rapports de dépenses,  relevés de CB d’entreprise,… Voilà pourquoi Travel & Expense sont des jeux de données présentant des différences. 

Cependant, les entreprises peuvent exploiter ces données. Comme celles des notes de frais : évaluer et examiner les détails des dépenses des employés. Ces informations peuvent être utilisées pour découvrir des modèles et faire des recommandations pour améliorer les programmes de voyages d’affaires.

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