Une politique de voyage reflète les valeurs et la culture de votre entreprise et constitue un ensemble de règles qui aident les entreprises à mieux définir leurs procédures de voyage. C’est pourquoi des nombreuses entreprises sont confrontées à un défi permanent avec leurs voyageurs d’affaires en ce qui concerne le respect de ce document.
Voici les différents avantages qu’une politique de voyage apportera à votre stratégie de gestion des voyages. En outre, vous trouverez ici quelques conseils pour encourager les employés à suivre la politique de voyage.
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1. La sécurité des voyageurs
Pour commencer, assurer le devoir de diligence est un travail permanent pour un travel manager. Une politique de voyage vous aide à définir des procédures de sécurité claires pour les employés. Dans ce context, la pandémie de COVID-19 a renforcé l’importance de la sécurité des voyageurs. Selon la GBTA, plus de la moitié des acheteurs de voyages indiquent que leur entreprise a modifié sa politique de voyages.
2. Maîtriser les frais de voyage
Une politique de voyage claire qui décrit les règles nécessaires en matière de budget de voyage, contribue à maintenir des coûts stables lors des déplacements professionnels. En outre, les politiques de voyage devraient contenir toutes les procédures de remboursement afin que les voyageurs d’affaires puissent plus facilement demander leurs rapports de frais de voyage.
Dans ce contexte, la numérisation des notes de frais est un élément que les entreprises ne peuvent ignorer de nos jours.
3. Gagner du temps sur les réservations
Nous savons tous que la réservation d’un voyage d’affaires prend du temps, de la réservation du transport à l’hébergement, en passant par la mobilité et toute la partie des notes de frais. En gardant cela à l’esprit, une politique de voyage bien structurée permet à vos voyageurs de mieux comprendre ce qu’ils doivent réserver, où ils doivent le faire et pour quel budget.
En outre, en tant qu’entreprise, vous devriez mettre en œuvre une solution de gestion des déplacements professionnels qui vous aide à filtrer les résultats des réservations en fonction de votre politique de voyage. Cela permettra aux voyageurs de gagner du temps lors de la gestion d’un voyage d’affaires.
De plus, ce document permet d’éviter le rejet de certains voyages, après que le voyageur ait passé beaucoup de temps à les planifier.
4. Respecter les ambitions environnementales de l'entreprise
Dans cet article, nous avons abordé les avantages d’une politique de voyage classique, mais qu’en est-il d’une politique de voyage durable ? Voici notre article sur comment construire une politique de voyage durable.
Pour encourager les employés à réduire leurs impact carbon, vous pouvez spécifier les points suivants dans votre document de politique de voyage :
- Pour une certaine durée et une certaine distance, rendez le train obligatoire ou donnez-lui la préférence sur l’avion.
- Si l’avion est nécessaire, privilégiez les vols directs.
- Encouragez vos voyageurs à utiliser les transports publics en ville.
- Lorsque vous louez une voiture ou prenez un taxi, recommandez les voitures électriques ou hybrides.
- En ce qui concerne les déplacements en voiture, le covoiturage d’entreprise est un bon moyen non seulement de réunir les employés lors de leurs déplacements
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