Le Travel Manager (TM) est un élément important pour réussir son programme des voyages d’affaires. En effet, outre leur rôle de réservation, les TM ont de plus larges responsabilités.
Qu’est-ce qu’un Travel Manager ? Et découvrons ensemble le guide d’un bon responsable voyage d’affaires.
Definition : Travel Manager
Très simplement, un Travel Manager, ou encore un responsable voyages et déplacements d’affaires en français, s’occupe de tous les sujets concernant le Business Travel (voyage d’affaires, déplacements professionnels) d’une entreprise.
Effectivement, la personne chargée des voyages d’affaires est celle qui crée la politique voyage d’entreprise. De même, le responsable voyages aide à l’organisation d’un déplacement professionnel tout en gérant les frais liés aux voyages d’affaires. Ensuite, après un voyage, le TM est celui qui analyse les données pour améliorer les futurs déplacements professionnels. Ainsi, le TM doit posséder non seulement d’excellentes qualités relationnelles et donc de communication mais aussi d’organisation.
À savoir, un Office Manager ou encore quelqu’un de votre service RH joue souvent le rôle du Travel Manager. De ce fait, en plus de toutes leurs responsabilités principales, elles sont aussi sollicitées pour organiser les voyages d’affaires.
Le guide du Travel Manager
1. S’occuper de la politique voyage d’entreprise
Tout d’abord, un des premiers rôle du Travel Manager est évidemment d’élaborer la politique voyage d’entreprise. Qu’est-ce qu’une politique de voyage ? C’est un ensemble de normes que les collaborateurs doivent suivre pour effectuer un déplacement professionnel.
Jetez un œil à notre exemple de politique de voyage et découvrez comment la mettre en place.
Ou alors, lire comment créer une politique de voyage durable.
2. Gérer le budget voyage d’affaires et les dépenses
Afin de faciliter le service comptable et financier de son entreprise, le responsable voyage d’affaires décide des limites des dépenses lors d’un voyage d’affaires. En effet, en plaçant un plafond, l’entreprise aura plus de contrôle sur ses dépenses. Cependant, ne pas oublier de laisser assez de liberté aux voyageurs pour garantir leur bien-être. De plus, le coût de la vie diffère selon la destination. Ainsi, les limites de dépenses sont ajustées en permanence selon le voyage.
Peut-être cherchez-vous à réduire vos dépenses liées aux voyages d’affaires ? Si tel est le cas, lire notre article « Comment réduire vos dépenses de voyages d’affaires ? »
3. Analyser les données liées aux voyages d’affaires
Parce qu’il est important de toujours améliorer le bien être de ses collaborateurs, il est essentiel d’analyser les données liées aux déplacements professionnels. De cette façon, le Travel Manager peut mettre à jour de façon claire sa politique de voyage selon les problèmes rencontrés de façon récurrente. Par exemple, un problème concernant le dépassement du budget.
D’autre part, avec les données financières, il est très utile pour le Travel Manager d’analyser la rentabilité des voyages d’affaires et donc des KPI.
4. Implementer les nouvelles solutions du déplacement professionnel
De nombreuses améliorations dans le secteur du voyage d’affaires sont notables. Effectivement, de nouveaux entrants comme les applications smartphone rendent les réservations de voyage d’affaires plus rapides. Dorénavant, avec une politique de voyage réussie du Travel Manager, les collaborateurs peuvent être autonome dans la réservation de leur déplacement professionnels. Par exemple, l’application Ayruu répond avec son application à l’ensemble des besoins d’un voyage d’affaires (avion, hôtel, voiture de location,…). L’avantage de la centralisation comme chez Ayruu pour le TM, est que son offre est sans commissions.
Quoi qu’il en soit, les nouvelles technologies aident énormément les Travel Managers. Notamment, en matière d’analyse de données. La plateforme Ayruu rassemble dans une seule plateforme toutes les données liées aux déplacements professionnels. Ce qui permet aux responsables voyage de faciliter leurs analyses mais aussi de réduire l’échange d’e-mails. C’est donc, une solution très avantageuse pour le Travel Manager qui souhaiterait réduire ses frais liés aux déplacements professionnels.
